Transformation Digitale

Stéphanie est dirigeante d’une société spécialisée en recrutement et bilan de compétences. Tous les jours, elle côtoie des chefs d’entreprise qui lui adressent leur besoin : elle leur trouve les meilleurs profils en fonction du poste recherché, des objectifs, et de l’état d’esprit de l’entreprise. Elle est donc en contact direct avec ces dirigeants de TPE/PME qui gèrent à la fois la stratégie de leur entreprise tout en restant opérationnels auprès de leurs équipes. Ses clients sont parfois épuisés et à court de solutions par manque de temps, de recul ou d’accompagnement. 

Stéphanie prend conscience que son rôle est bien plus important que du placement de candidat, elle soulage la charge mentale de ces dirigeants et peut aller bien plus loin que cela dans l’accompagnement qu’elle propose.

L’entreprise du mois :

• Activité : Recrutement
• Spécialités : Profils en CDI, recrutement basé sur une étude de la personnalité
• Fondateurs : Stéphanie R.
• Année de création : 2015
• Chiffre d’Affaires 2021 : 70 000€
• Problématique : Bien-être des chefs d’entreprise

Stéphanie fait un point avec son Expert-comptable sur la création d’une nouvelle offre : l’accompagnement des chefs d’entreprise dans leur bien-être. 

Stéphanie elle aussi a dû s’adapter à tous ces changements notamment en digitalisant son entreprise. Cela lui a permis de maintenir le chiffre d’affaires de son entreprise pendant le COVID, mais aussi de capter de jeunes candidats  hors du secteur où elle est domiciliée. 

Au vu de son dernier bilan, son Expert-comptable lui donne le GO pour développer une nouvelle offre. Il lui donne 3 conditions :

1. Qu’elle se forme elle-même aux outils qu’elle proposera aux chefs d’entreprise
2. Si cette activité est génératrice de chiffre d’affaires, il l’accompagnera pour changer de statut (son CA d’auto-entreprise étant proche des seuils pour la 2ème année consécutive)
3. Le parcours d’accompagnement du chef d’entreprise doit pouvoir se faire en 100% digital afin de s’assurer un revenu régulier en cas de nouveau confinement et pour répondre aux nouvelles attentes numériques.

Stéphanie se lance dans la création de cette nouvelle offre : aider les chefs d’entreprise à garder un équilibre de vie.

Elle détermine 2 axes : 

• rester productif et efficace au travail
• arriver à déconnecter à la maison

Le travail, c’est la santé !

Henri Salvador ajoutait aussi : rien faire, c’est la conserver.

Un des piliers de cet équilibre, c’est l’organisation. Stéphanie voit tous les jours des chefs d’entreprise débordés qui écrivent leurs notes sur des post-it et autres papiers volants : à faire dans la journée, rappeler un tel, dire à X de modifier la facture… 

Si la tâche doit être attribuée à une personne tierce, le mieux est de se décharger du problème en envoyant un email à la personne concernée au même moment où on reçoit l’information. Cela permet d’informer rapidement la personne mais surtout de se décharger l’esprit d’une information parasite. Si vous avez des collaborateurs, vous pouvez aussi vous doter d’une messagerie interne et envoyer un message à la personne concernée. Comme on dit, “ça, c’est fait”. Des outils comme Slack, Teams ou Skype sont très performants et offrent une version gratuite. 

Pour les autres tâches à faire soi-même, si elles ne concernent pas directement des projets clients, il existe des outils qui les centralisent. Des applications permettent de faire une liste de tâches et leur attribuer une date. Ainsi, vos “trucs à faire” sont rassemblés au même endroit et vous recevez des notifications le jour où vous devez les traiter. Ces applications mobiles  peuvent vous aider : Todoist, Google Keep ou Any.do. Vous pouvez même en synchroniser certaines avec votre ordinateur pour recevoir les notifications sur tous vos appareils.

Si vos tâches sont liées à un client - livrer un projet le 12  septembre, modifier une maquette, décaler une échéance… - il vaut mieux se doter d’un outil de gestion de projet simple et efficace. Cela vous permet de suivre l’avancement du projet en temps réel, de n’oublier aucune étape en l’anticipant, d’attribuer une tâche à une personne si vous avez des équipes, d'interagir en direct sur l’outil avec cette personne, et d'associer une date limite pour ne jamais être en retard. Des outils simples et gratuits - mais performants - comme Trello ou Asana sont largement suffisants. Dans leur version payante, vous pouvez aussi mesurer votre ROI en vous chronométrant pour chaque tâche et estimer votre temps passé sur vos factures ou devis. 

La gestion des émotions

Il n’était certainement pas chef d’entreprise ! C’est la définition parfaite de “Comment mettre la clé sous la porte en 1 étape” !

Tous les jours, des dirigeants prennent des décisions de plus ou moins grandes importances et sont confrontés à un stress sous-jacent.
Il existe des techniques “à emporter” grâce au digital, que vous soyez à votre bureau, quelques minutes en rdv client ou chez vous.

Sur le fond, le sommeil est la clé de l’énergie. Stéphanie le sait bien, elle en est elle-même la première victime. Chacun peut se créer une petite routine du soir avec des outils accessibles.

D’abord, la méditation. On a tendance à penser que la méditation est un outil à utiliser exclusivement le soir avant d’aller se coucher. On peut écouter une séance dans la journée, ou le matin pour se réveiller tranquillement et éviter toutes les pensées parasites qui viennent perturber notre réveil. Des applications comme Petit Bambou, Mind ou Evolum proposent des séances gratuites de 5 à 10 mn pour se détendre et mettre le corps en condition de sérénité.

Lorsque vous êtes en rdv et que vous sentez que le stress monte, vous pouvez réaliser des exercices de respiration discrets sans que personne ne s’en aperçoive :

• la cohérence cardiaque : c’est une technique qui permet d'apprendre à contrôler sa respiration afin de réguler son stress et son anxiété. Si on est débutant, on peut respirer et expirer, et s'aider d’une vidéo comme celle-ci ou celle-là. Il en existe pléthore sur Youtube. On peut aussi télécharger l’application Respirelax+ sur laquelle vous pouvez paramétrer le nombre de secondes par respiration ou la durée de la séance.
• la respiration autonome : l’objectif est de se recentrer sur sa respiration. On compte dans sa tête cinq secondes sur l'inspiration et on expire cinq secondes sur l'expiration. Une minute suffit pour ressentir des résultats et se sentir plus détendu. L'idéal est de pratiquer l'exercice pendant au moins 3 minutes.

Depuis 6 mois, Stéphanie pratique aussi le sport grâce à des vidéos Youtube. Cela lui permet de se vider la tête et d’entretenir son corps et sa santé. Elle conseille également à ses clients de prendre un coach sportif. Si vos horaires sont décalées, il peut réaliser des vidéos qu’il vous envoie et que vous pouvez réaliser quand vous le souhaitez, l’idéal étant quand même d’avoir des jours d’entraînement précis pour s’assurer que ce sera fait. L’avantage du coach sportif est que 50% de la prestation est déductible des impôts !

Le téléphone : votre meilleur allié et votre pire ennemi

Stéphanie le sait : quand elle a besoin de se poser à la fin de sa journée, elle finit sur le canapé le téléphone à la main. Soit sur ses emails, soit sur les réseaux sociaux. Dans les paramètres du téléphone, vous pouvez connaître votre temps passé par application. Faîtes le test si vous avez besoin d’un déclic, c’est souvent édifiant. 

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour diminuer ce temps, vous pouvez vous faire aider par QualityTime : en plus de recenser toutes les données de connexion, l'application propose aussi d’organiser et d’aménager son temps d’utilisation à la manière d’un forfait. Il avertit ainsi lorsque l’on atteint les X minutes autorisées et sa fonction « Take a break » permet de bloquer certaines applications pour une période donnée en fonction des préférences définies au préalable par l’utilisateur. 

Il existe également l’application Forest : un peu à la façon d'un tamagotchi, vous êtes responsable d'une petite graine qui devient un arbre au bout de 25 minutes... seulement si vous résistez à la tentation de quitter l'app (sans quoi l'arbuste meurt !). À force d'utilisation, une petite forêt voit le jour sur votre écran mais aussi dans la vraie vie grâce aux plantations de l'ONG partenaire Trees for the Future.

Enfin et surtout, la surconsommation des écrans a des conséquences importantes sur la vue. Pour y remédier, ou en tout cas tenter de les contrer, vous pouvez paramétrer votre écran d’ordinateur et de téléphone en mode sombre ou baisser la luminosité de l’écran. Certaines applications ou plug-in d’ordinateurs le font automatiquement et selon la luminosité de votre pièce comme F.lux ou Night Eye (ce-dernier si vous utilisez Chrome comme moteur de recherche).

Et vous ? Quelles techniques utilisez-vous pour vous détendre ? Quel temps journalier accordez-vous à votre bien-être ?