Transformation Digitale

Dans un monde en constante évolution, où les distractions sont omniprésentes, il est de plus en plus difficile de maintenir une concentration optimale et d'atteindre des niveaux élevés de productivité. Les petites et moyennes entreprises sont particulièrement concernées par ce défi. Au travers de ce numéro, découvrez les solutions numériques qui pourront vous aider à surmonter ces obstacles et à optimiser votre efficacité. 

L’entrepreneur du mois : Marion gérante d’une boutique de prêt à porter

Activité : Commerce de prêt à porter

Année de création : 2017

Chiffre d'affaires 2021 : 200 000€

Marion est la gérante de sa propre boutique de prêt à porter depuis 2017 à Montélimar.
Elle possède un petit magasin en zone commerciale mais la majeure partie de son activité s’effectue via sa boutique en ligne par laquelle elle peut proposer ses produits à travers toute la France.

Depuis le début de son activité, Marion a bien développé sa clientèle dans tout le pays. Elle poste quotidiennement sur les réseaux sociaux de son commerce et alimente un blog mode avec ses produits pour optimiser son référencement. 
Entre la gestion des stocks, la communication, les ventes en réel et par internet Marion a l’impression d’être prise par le temps et de ne pas avoir l’organisation la plus optimale qu’il soit.
Elle réfléchit donc à comment s’y prendre pour avoir des journées plus productives afin d’avoir plus de temps pour elle.  

Maîtriser son organisation

Une bonne organisation est primordiale pour améliorer sa concentration et sa productivité.
Comme chaque fin de mois Marion se retrouve bousculée par ses obligations, entre comptabilité, renouvellement des stocks etc… Elle en déduit qu’il est nécessaire de mettre plus de rigueur dans son organisation quotidienne.
Pour cela Marion peut se tourner vers des outils de gestion de tâches tels que : 

• Todoist
• Trello
• Asana

Grâce à ses outils, elle pourra organiser ses tâches et définir des priorités. Un système de rappel lui permettra de ne pas s'égarer ou d’omettre une quelconque tâche.
Ses outils sont jumelables avec l’utilisation de calendriers numériques comme Google Calendar. L'intérêt d’un calendrier bien renseigné permet de planifier ses journées et d’éviter les conflits d'horaires ou de dates.

Restreindre les notifications

Qu’il s’agisse des mails, des appels ou des réseaux sociaux, les notifications ont un impact très contraignant sur la productivité et la concentration. D’après L’Anatomie du travail 2022, plus de la moitié des travailleurs (56 %) se sentent obligés de répondre immédiatement aux notifications. Ce qui crée une coupure dans un élan de concentration et donc une perte de productivité.

Dans un premier temps, il est préconisé d’évaluer ses notifications : passer en revue toutes les applications installées sur ses appareils et désactiver les notifications pour celles qui ne sont pas essentielles ou qui peuvent être source de distractions.

Afin d’optimiser sa concentration lors d’une tâche, il est recommandé d’utiliser le mode "Ne pas déranger" ou le mode avion de son smartphone afin de s’assurer une tranquillité optimale.

En ce qui concerne les ordinateurs ou tablettes, l’utilisation d'extensions de navigateur ou d'autres outils pour mettre en sourdine les notifications indésirables sur les ordinateurs. voici quelques exemples : 

• Quiet for Gmail: pour les utilisateurs de Gmail, cette extension permet de désactiver les notifications pour les nouveaux e-mails ou de les limiter à certaines plages horaires.
• StayFocusd: cette extension aide à limiter son temps sur des sites web non productifs en bloquant l'accès ou en limitant le temps que l’on peut y passer.
• Cold Turkey : est un logiciel qui bloque l'accès à des sites web spécifiques, aux réseaux sociaux ou à certaines applications pendant des périodes définies.

Marion se sent constamment interrompue par les notifications de son téléphone et de son ordinateur, ce qui nuit à sa concentration. Pour résoudre ce problème, elle configure ses appareils pour désactiver ou limiter les notifications non essentielles. Elle constate rapidement les bienfaits de cette pratique, car elle peut se plonger pleinement dans ses tâches sans être constamment distraite, ce qui lui permet d'accomplir davantage en moins de temps.

Adopter des techniques de gestion du temps

Une fois les conditions de concentration réunies et un planning bien défini, il est intéressant de mettre en place des techniques de gestion de temps telles que la méthode Pomodoro. Il s’agit d’une technique de gestion du temps qui consiste à travailler en cycles de 25 minutes suivis de courtes pauses de 5 minutes, favorisant ainsi la concentration et la productivité. Il est possible de l’appliquer avec une simple minuterie ou d’utiliser des extensions web  comme Pomodoro Timer Pro.

Face à une charge de travail importante, Marion se sent dépassée et a du mal à se concentrer sur une tâche pendant de longues périodes, notamment lors de la rédaction d'articles pour son blog. Elle décide donc de mettre en place la méthode Pomodoro, en utilisant une minuterie de 25 minutes suivie d'une courte pause. Cette technique lui permet de se focaliser intensément sur sa rédaction durant une période définie, puis de se reposer brièvement avant de s’y remettre. Grâce à cette approche, Marion parvient à maintenir sa concentration, à réduire son temps de rédaction et à améliorer la qualité de son contenu.

Exploiter les avantages de la collaboration en ligne

Comme dans toute exploitation, les échanges avec les différents collaborateurs peuvent être source de perte de temps s’ils ne sont pas correctement maîtrisés. Il est judicieux de regrouper et d’ordonner ses échanges grâce au numérique. La centralisation et l’organisation des collaborateurs permet de gagner du temps et de la qualité sur les échanges et de limiter le risque de perte d’informations. 

Aujourd'hui de très bonnes  plateformes de travail collaboratif en ligne existent telles que : 

• Google Workspace
• Microsoft Teams
• Slack

Ces outils facilitent la collaboration en temps réel en offrant des fonctionnalités telles que le partage de documents, les commentaires en direct et les mises à jour en temps réel, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler simultanément sur un projet et de visualiser les modifications apportées instantanément. 
Ils favorisent également la communication en offrant des canaux de discussion en ligne, des notifications et des fonctionnalités de visioconférence, ce qui facilite la coordination et l'échange d'informations entre les interlocuteurs. Terminé la problématique du “Je ne retrouve plus l’email avec la pièce jointe dans lequel tu m’avais demandé quelque chose de précis…”. 

Marion se rend compte qu'elle perd beaucoup de temps à envoyer des emails et à jongler entre différents outils de communication avec ses fournisseurs et autres collaborateurs. Pour simplifier et améliorer la collaboration, elle décide d'adopter Microsoft Teams et donne un accès à ses différents fournisseurs et son service comptabilité.
Grâce à cette plateforme centralisée, Marion peut communiquer plus efficacement avec ses fournisseurs et son comptable, partager rapidement des informations et coordonner ses activités, ce qui facilite la gestion de son entreprise.

Optimiser son environnement de travail numérique

Selon une étude menée par le cabinet McKinsey (Time Searching for Information), les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à chercher des informations ou à gérer des documents mal organisés. Un environnement de travail numérique organisé permet de réduire ce temps perdu et d'améliorer la productivité.

Des solutions de stockage en ligne comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive permettent une gestion efficace des fichiers et de les partager avec des collaborateurs de manière sécurisée et ordonnée. 

Il existe également des plateformes dédiées à l’organisation de documents pour la comptabilité. Car cette partie de l’entreprise représente une charge importante de gestion de documents. L'expert-comptable peut donc être sollicité pour réfléchir à l'optimisation de la gestion des documents comptables en parallèle de la transition vers la facturation électronique. En fonction de la taille de l'entreprise, il peut également aider à revoir les processus existants et à intégrer des outils de Robotic Process Automation (RPA). L'expert-comptable est en mesure de dresser une liste des processus et de formuler des recommandations pertinentes sur ce sujet.

L’optimisation de son environnement de travail passe également par une navigation web plus maîtrisée. Une multitude d’onglets ouverts de sites non utilisés ou en double crée un réel sentiment de désordre numérique et peut impacter la productivité.

Il est possible de remédier à ce facteur en utilisant des extensions comme OneTab ou The Great Suspender qui permettent de suspendre les onglet inactifs ou de regrouper et de convertir en grands onglets les différentes pages web ouvertes, ce qui permet de désencombrer la barre d'onglets et de réduire les distractions visuelles.

Pour faciliter la gestion des factures et leur transmission au service de comptabilité, Marion décide d'utiliser l'outil de gestion des factures en ligne Chorus pro. Cette plateforme lui permet de numériser et d'organiser facilement ses factures, de les regrouper par fournisseur ou par période, et de les transmettre en un seul clic à son service de comptabilité. Grâce à cet outil, Marion gagne du temps dans la gestion administrative et évite les erreurs liées à la saisie manuelle des données, ce qui facilite le processus de comptabilité de son entreprise.

En conclusion, grâce aux merveilles du numérique, Marion peut enfin dire adieu aux journées interminables et accueillir des journées productives et bien organisées. En maîtrisant son organisation, en limitant les distractions, en adoptant des techniques de gestion du temps et en exploitant les avantages de la collaboration en ligne. Marion découvre une nouvelle facette de son entreprise, où le stress diminue et le temps pour elle-même augmente.