Transformation Digitale

L’été bat son plein et de nombreuses entreprises travaillent déjà sur l’organisation de la rentrée.
C'est le moment propice pour réfléchir à de nouvelles stratégies et à la réorganisation de l'entreprise afin de démarrer la rentrée de septembre sur les chapeaux de roue. 
Parmi les options à considérer, le télétravail émerge comme une solution moderne et flexible qui présente de nombreux avantages pour les PME. 
Que vous envisagiez de mettre en place cette pratique de manière globale ou partielle, découvrez comment le télétravail peut contribuer à l'efficacité de votre activité grâce à une bonne mise en place et des outils adaptés.

L’entrepreneur du mois : 

Prénom : Sophie

Profession : Gérante d'une PME dans le secteur de la communication

Effectif : 3 salariés en CDI

Année de création : 2018

Sophie est une entrepreneure passionnée par son métier et à la tête d'une petite agence de communication florissante. 
Elle est constamment à la recherche de moyens pour optimiser l'efficacité de son équipe tout en maintenant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Elle envisage de mettre en place le télétravail partiel ou total pour ses trois employés. 
Elle n’est pas encore tout à fait certaine de son choix car elle doit se renseigner sur les avantages et les exigences de cette pratique.

Les avantages et les risques du télétravail 

Le télétravail est une pratique née dans les années 90 avec l'essor des technologies numériques.
Mais il s’est clairement démocratisé durant la période de pandémie de la COVID-19 en 2020. Son expansion a permis d’analyser ses forces et ses faiblesses et d’améliorer sa mise en place. 

L’augmentation de la productivité : 

Réduction des coûts liés aux locaux et aux infrastructures : 

Selon l’enquête réalisée par OpinionWay en 2020, 46% des entreprises françaises ont constaté une réduction des coûts immobiliers grâce au télétravail.

La mise en place d’un télétravail total pourrait engendrer des économies significatives pour Sophie en termes de loyer, d'entretien des locaux, d'électricité et de fournitures de bureau.
Si par exemple elle décidait de mettre l’ensemble de son équipe en télétravail total, elle pourrait se soulager des charges de ses locaux et utiliser des espaces de coworking pour réaliser les réunions en présentiel.
Cependant elle se tournera vers son Expert-comptable pour connaître les modalités sur les frais et équipements à prévoir pour ses salariés dans le cadre d’une telle mise en place.

Recrutement élargi et rétention des talents : 

Comme le télétravail offre une plus grande flexibilité géographique, cela permet aux entreprises de recruter des talents en dehors de leur zone géographique immédiate.

Ce qui élargit le bassin de candidats potentiels et permet de trouver les meilleurs talents pour l'entreprise. De plus, le télétravail est souvent perçu comme un avantage attrayant par les employés, ce qui peut contribuer à la rétention des profils intéressants.

Ces premières recherches sont très encourageantes et répondent bien aux attentes de notre entrepreneuse cependant elle a également identifié quelques risques possibles concernant la mise en place du télétravail.

La difficulté de supervision et de gestion : 

Lorsque les employés travaillent à distance, il peut être plus difficile pour les dirigeants de superviser et de gérer efficacement leurs équipes. 
Sophie a peur que la communication soit moins directe et que les consignes ou suivis de projets soient moins clairs. 

Risque de désengagement et d'isolement : 

Une enquête réalisée par Gallup a révélé que les employés travaillant à distance étaient plus susceptibles de se sentir isolés et moins connectés à leur entreprise.

Sophie craint que le télétravail prolongé entraîne un désengagement des employés et de sentiment d'isolement. L'absence de contacts sociaux réguliers avec les collègues peut affecter la motivation, la collaboration et le sentiment d'appartenance à l'entreprise. 
Sophie veut absolument conserver sa culture d'entreprise et l'investissement de ses collaborateurs.

Difficulté à assurer la sécurité des données et la confidentialité : 

Dans l’agence de Sophie, on recense un carnet de plus de 60 clients, et les salariés travaillent avec des données confidentielles telles que des accès aux comptes publicitaires de ces derniers etc.

Les outils numériques pour faciliter le télétravail

Bien qu’elle soit motivée par l’idée d’instaurer le télétravail ainsi que son équipe, Sophie a besoin de trouver des outils en adéquation avec ses besoins et répondant à ses craintes.

Les outils de communication à distance

Afin de maintenir une qualité de communication entre l’équipe et les clients il est important de prendre le temps de choisir le meilleur outil.
Des plans payants adaptés aux PME existent et permettent de connecter l’ensemble des collaborateurs entre eux.

Applications de visioconférence pour les réunions virtuelles.

Les applications de visioconférence offrent aux employés en télétravail la possibilité de participer à des réunions virtuelles en temps réel, favorisant ainsi la collaboration et la communication efficace à distance. Elles permettent de maintenir un contact visuel et une interaction directe avec les collègues, renforçant ainsi le sentiment d'appartenance à l'équipe. De plus, les fonctionnalités telles que le partage d'écran facilitent la présentation de documents et la visualisation de contenus, améliorant ainsi la productivité lors des réunions virtuelles.

Voici quelques exemples de plateformes à adopter en entreprise : 

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet 

Messageries instantanées 

L’usage de ce type d’outils est primordial pour assurer une communication rapide et efficace, favorisant les échanges rapides entre les membres de l'équipe mais aussi avec les clients sans passer nécessairement par la case “réunion”.

Il existe de nombreuses plateforme sur le marché, voici les plus appréciées : 

• Slack : Cette plateforme de communication professionnelle permet aux équipes de collaborer en temps réel.
  Elle offre des fonctionnalités telles que la création de canaux thématiques, la messagerie individuelle et de groupe, le partage de fichiers, et l'intégration avec d'autres outils et services professionnels.
• Google Chat : Cette plateforme permet, comme Slack, de communiquer via des messages instantanés individuels et de groupe, d'organiser des discussions par sujets dans des fils de conversation, et de partager des fichiers directement depuis Google Drive.
• WhatsApp Business : Il s’agit d’une version dédiée aux entreprises de WhatsApp qui permet de communiquer avec leurs clients, de répondre à leurs questions, et de gérer les demandes de support via des messages instantanés.
• Discord : Il s’agit d’une plateforme en ligne proposant aussi une multitude d'options comme la création de salon dédiés, le partage d’écran, des chats instantanés, des rappels de réunion…

Sophie y voit à présent plus clair sur la manière dont pourrait se profiler l’organisation du télétravail dans son équipe tout en conservant une bonne fluidité et un lien social. 
Elle doit encore s’assurer que la gestion de projet et le suivi du travail se feront de manière qualitative. Et pour cela elle peut facilement trouver des outils en ligne appropriés.

Gestion de projet et organisation

Les plateformes de partage de fichiers en ligne.

Outre la communication, il est important de maîtriser la gestion de ses fichiers lorsque l’équipe est dispersée géographiquement.
L'utilisation de plateformes de partage de fichiers en ligne présente plusieurs avantages dans le cadre de la mise en place du télétravail.
Tout d’abord, ces plateformes permettent aux membres de l'équipe de partager, d'accéder et de collaborer sur des mêmes documents en temps réel. 
Cela facilite le travail d'équipe, en évitant les échanges de fichiers par e-mail et en garantissant que tous les membres de l'équipe ont accès à la dernière version des documents.

Les plateformes de partage de fichiers en ligne proposent généralement des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le cryptage des données, la gestion des autorisations d'accès et la sauvegarde automatique des fichiers. 
Cela aide à protéger les informations sensibles de l'entreprise et à prévenir les pertes de données, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité des fichiers partagés.

Enfin, ces plateformes permettent de suivre les modifications apportées aux documents, de visualiser l'historique des versions précédentes et de restaurer des versions antérieures si nécessaire. Cela facilite la collaboration, la révision et la gestion des projets, en assurant une traçabilité et une cohérence des modifications effectuées sur les fichiers partagés.

Parmis les plus réputés, voici quelques plateformes de partage de fichiers en ligne: 

• Dropbox 
• Google Drive
• Microsoft OneDrive

Sophie commence à avoir une idée précise des outils qu’elle souhaite utiliser pour gérer la communication et le partage de fichiers dans son entreprise en télétravail. Cependant une dernière question subsiste quant à la gestion du temps de travail de ses employés et la sécurisation des données. 

La gestion de projet à distance nécessite des outils adaptés pour suivre les tâches, planifier les échéances et favoriser la collaboration au sein de l'équipe. Voici quelques outils couramment utilisés :

Les outils de gestion de tâches pour suivre et organiser les projets à distance.

Des plateformes comme Trello, Asana, Notion ou Monday.com permettent de créer des tableaux de tâches, d'attribuer des responsabilités, de suivre les avancées et de collaborer facilement.
Ce type d'outils permet de gérer les tâches de toute l'équipe de manière claire et transparente.

Outils de suivi du temps pour la gestion du temps et des activités.

Comme tout employeur, Sophie a besoin d’être rassuré quant à l’investissement et au sérieux de ses équipes. Elle peut instaurer une rigueur sur le temps de travail grâce à des outils en ligne.

• RescueTime :  Cet outil surveille l'utilisation des plateformes et le temps de travail des employés, et fournit des rapports détaillés sur la productivité.
• Lucca : Ce logiciel made in France permet aux employés de déclarer leur temps de présence et d’activité afin de faire valider leurs heures par l’employeur pour faire valoriser le temps de travail en comptabilité.
• Toggl :Il s'agit d'un chronomètre permettant de suivre le temps consacré à des tâches spécifiques et d'analyser l'efficacité.
• Harvest : est un outil de suivi du temps qui permet de suivre les heures de travail et les projets réalisés.

Sophie y voit à présent beaucoup plus clair dans son projet de télétravail.
Elle décide donc d'informer son Expert-comptable, qui pourra l'aider à évaluer l'impact financier de cette nouvelle mesure en prenant en compte les économies réalisables et les dépenses à prévoir.
Il pourra également lui fournir des conseils sur les aspects liés à la gestion des ressources humaines dans le cadre du télétravail, tels que l'élaboration de politiques internes, la gestion des horaires de travail, les remboursements des frais professionnels liés au télétravail, la rédaction d'un accord d'entreprise sur le télétravail.
Sophie et son équipe sont ravies de cette nouvelle organisation en perspective, qui se mettra en place progressivement. En effet, dans le cadre d'un télétravail partiel, l'équipe se réunira deux jours par semaine dans un espace de coworking dédié. Il est essentiel de procéder étape par étape afin de garantir le bien-être de l'équipe et de l'entreprise.