Transformation Digitale

Dans un monde où la sensibilisation environnementale est de plus en plus présente, les petites et moyennes entreprises sont appelées à jouer un rôle crucial dans la réduction de leur empreinte écologique.
Découvrez comment le numérique peut devenir un allié inattendu dans cette quête d'éco-responsabilité au travers de cinq grands axes.

L’entrepreneur du mois : Sophie, fondatrice d'une agence de voyage locale

Nom : Sophie
Activité : Agence de voyage locale
Année de création : 2019
Équipe :  5 CDI

Sophie est passionnée par son métier et soucieuse de l'impact environnemental de son entreprise. 
En tant que fondatrice d'une agence de voyage locale, elle promeut au sein de son établissement des voyages respectant au maximum l’environnement.

Elle a récemment lu que les TPE et PME tous secteurs confondus avaient un pouvoir d’action non négligeable et qu’en plus de cela, le fait d’appliquer des mesures d’éco-responsabilité dans leur exploitation pourrait contribuer à l’amélioration de son activité, tout en maintenant un service de qualité pour ses clients.

Sophie envisage donc de contribuer à l’amélioration de l’impact écologique de sa profession en se penchant sur l’axe du numérique responsable.

1 - Bien gérer le stockage et la diffusion de ses fichiers

La gestion des transferts de fichiers constitue un aspect essentiel de l'activité numérique des entreprises, mais elle peut également avoir un impact significatif sur l'environnement. En effet, chaque transfert de fichier, qu'il soit effectué par e-mail ou via des services de stockage cloud, nécessite une consommation d'énergie considérable des serveurs informatiques et des centres de données. Cette consommation d'énergie contribue à l'émission de gaz à effet de serre et à la pollution numérique, ce qui a un impact direct sur l'environnement.

Selon une étude menée par Greenpeace, le stockage et le traitement des données numériques représentent environ 10 % de la consommation mondiale d'électricité, une proportion qui devrait continuer à augmenter avec la croissance exponentielle des données.

Pour réduire l'impact environnemental lié à la gestion des transferts de fichiers, il est essentiel pour les entreprises d'adopter des pratiques plus durables.

Voici quelques pratiques :

• Opter pour des méthodes de transfert de fichiers plus efficaces, telles que les clés USB et les connexions Bluetooth, qui nécessitent moins de ressources énergétiques que les transferts de fichiers en ligne.
• De plus, stocker les données localement plutôt que dans le cloud peut contribuer à réduire la consommation d'énergie associée aux centres de données.
• Choisir des solutions françaises responsables comme Smash qui se distingue comme étant un service de transfert de fichiers responsable et engagé pour la réduction de l’empreinte carbone (stockage à proximité géographique, pour une durée déterminée et de manière éphémère).

Sophie a pris conscience de l'importance de cette pratique pour limiter l'impact environnemental de son entreprise. 
En encourageant son équipe à adopter des méthodes de transfert de fichiers plus durables, telles que l'utilisation de clés USB et le stockage local, Sophie contribue activement à la réduction de l'empreinte carbone de son entreprise. 
Ces efforts permettent non seulement de préserver l'environnement, mais aussi de promouvoir des pratiques commerciales responsables au sein de son secteur d'activité. 

2 - Maîtriser sa gestion des emails 

La gestion efficace des e-mails est un aspect souvent négligé, mais crucial pour réduire l'empreinte carbone associée à nos activités numériques. 
En effet, chaque e-mail stocké génère une quantité de CO2 significative tout au long de son cycle de vie, de sa création à son stockage dans les serveurs de messagerie. 

Cette empreinte carbone peut varier en fonction du poids de l'e-mail, mais reste néanmoins un facteur important à prendre en compte.
Il est alors nécessaire de prendre de bonnes habitudes en matière d’usage de mailing comme : 

• Ne pas envoyer de PJ trop lourde.
• Ne pas abuser de multiples envois et essayer de condenser en un seul mail lorsque cela est possible.
• Vider ses indésirables régulièrement
• Se désinscrire des newsletter ou liste de diffusion non pertinentes

Sophie reçoit quotidiennement des dizaines d'e-mails concernant les demandes de renseignements des clients, les réservations de voyages et les partenariats commerciaux. Avant de mettre en place des mesures de gestion des e-mails, Sophie constate que sa boîte de réception était souvent surchargée et que de nombreux e-mails inutiles ou redondants occupent de l'espace précieux sur les serveurs de messagerie.

Cette approche non seulement réduit la consommation d'énergie nécessaire au traitement et au stockage des e-mails, mais contribue également à une meilleure gestion des ressources numériques.

3 - Gérer ses équipements numériques

Dans une démarche d'éco-responsabilité, la sélection des équipements numériques revêt une importance capitale. Pour limiter l'impact environnemental lié aux équipements numériques, voici quelques pratiques à adopter :

• Opter pour des produits éco-conçus et économes en énergie.
• Privilégier les appareils hybrides pour limiter le suréquipement.
• Favoriser l'achat de matériel reconditionné ou provenant de productions à circuit court.
• Réduire le gaspillage électronique en prolongeant la durée de vie des équipements.
• Recycler les équipements obsolètes de manière responsable en les rapportant dans des points de collecte dédiés.

Sophie,met en pratique ces solutions au sein de son entreprise. 

En choisissant des ordinateurs portables hybrides et en privilégiant l'achat de matériel reconditionné, elle contribue activement à la réduction de son empreinte écologique tout en maintenant un haut niveau de performance pour son équipe.

Lumière sur l’amortissement de vos équipements neufs et reconditionnés !

Sophie bénéficie également des conseils avisés de son expert-comptable concernant l'amortissement de ses nouveaux équipements numériques. 
Selon les recommandations de son expert-comptable, si le matériel informatique de Sophie vaut moins de 500 € HT, il peut être considéré comme une charge déductible l'année de l'achat. En revanche, si son coût dépasse les 500 € HT, il est considéré comme une immobilisation, et la déductibilité de cette charge sera étalée sur la durée d'amortissement, généralement sur une période de trois ans. 

Pour les TPE et PME comme celle de Sophie, l'amortissement répond à plusieurs objectifs:

• Stabilité financière : Avec l'amortissement, les TPE et PME comme celle de Sophie lissent leurs charges et étalent leur impact financier sur plusieurs exercices comptables, ce qui contribue à une meilleure stabilité financière.
• Reflet de la réalité économique : L'amortissement permet aussi de mieux refléter la réalité économique de l'entreprise en prenant en compte la dépréciation des actifs au fil du temps. Cela garantit une gestion plus précise des ressources et des investissements.
• Avantages fiscaux : Une autre grande opportunité offerte par l'amortissement est la possibilité de bénéficier d'avantages fiscaux. En réduisant le montant de l'impôt sur les bénéfices, l'amortissement permet aux entreprises de réaliser des économies financières significatives, libérant ainsi des fonds pour d'autres investissements ou projets de développement. La dépense amortie peut être déductible immédiatement, soit elle est étalée dans le temps, dans les deux cas, elle réduit le montant de l'impôt.

En suivant les conseils de son expert-comptable et en appliquant la durée d'amortissement adéquate à ses équipements numériques, Sophie peut mieux gérer ses finances et investir de manière plus judicieuse dans le développement de son entreprise.

4 - Sensibiliser et former ses collaborateurs :

La sensibilisation et la formation des collaborateurs sont des étapes essentielles dans la démarche d'écoresponsabilité des entreprises. 
En effet, selon une étude menée par l'Agence de l'Environnement et de la Maîtrise de l'Énergie (ADEME), seulement 30% des collaborateurs se considèrent bien informés sur les enjeux environnementaux liés au numérique au sein de leur entreprise. 
Pour remédier à cela, il est fondamental de mettre en place des actions de sensibilisation et de formation.

On ne peut former sans sensibiliser à la cause.

Et pour sensibiliser ses collaborateurs à une cause intangible comme l’écologie et le numérique, il existe un outil pratique en matière de prise de conscience.
L'Institut du Numérique Responsable (INR) propose un outil d'évaluation appelé « My Impact », permettant aux utilisateurs de calculer l'empreinte carbone de leur activité professionnelle liée au numérique.

L’outil se présente sous forme de calculatrice qui met simplement en évidence son impact écologique.
En chiffrant leur impact environnemental, les collaborateurs sont plus enclins à adopter des comportements numériques plus responsables, tels que l'utilisation parcimonieuse des ressources numériques et la réduction des émissions de CO2 liées à leurs activités en ligne.

Encourager la gestion des déchets électroniques est une démarche concrète que les entreprises peuvent adopter.

En mettant en place des programmes de recyclage et de reconditionnement des équipements obsolètes, les entreprises peuvent contribuer à réduire cette quantité astronomique de déchets électroniques envoyés en décharge. 
Par exemple, en partenariat avec des organismes de recyclage, les entreprises peuvent organiser des collectes de vieux équipements électroniques dans leurs locaux, permettant ainsi à ces appareils d'être correctement recyclés ou reconditionnés pour une nouvelle utilisation.

Encouragement à la gestion des déchets électroniques : Les entreprises peuvent promouvoir la gestion responsable des déchets électroniques en mettant en place des programmes de recyclage et de reconditionnement des équipements obsolètes. Cela contribue à réduire la quantité de déchets électroniques envoyés en décharge et à prolonger la durée de vie utile des appareils, réduisant ainsi l'empreinte carbone de l'entreprise.

Se former :

Investir dans la formation des collaborateurs sur la Responsabilité Numérique des Entreprises est une étape nécessaire.
Pour cela par exemple, une formation en ligne gratuite et rapide est proposée par l'État de Genève. 

Certaines entreprises organisent également des ateliers et des séminaires internes sur le sujet. 
Par exemple, des sessions de sensibilisation animées par des experts en développement durable peuvent être organisées pour expliquer aux employés les impacts environnementaux du numérique et les inciter à adopter des pratiques responsables. 
De même, des partenariats avec des institutions académiques peuvent être établis pour offrir des programmes de formation sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques de l'entreprise.

À travers les exemples concrets de Sophie, nous avons exploré plusieurs axes d'action pour intégrer ces pratiques dans le quotidien des entreprises. De la gestion efficace des transferts de fichiers à la sensibilisation et à la formation des collaborateurs, en passant par l'optimisation de l'utilisation des équipements numériques, chaque mesure contribue à réduire l'impact environnemental tout en favorisant une gestion plus responsable des ressources.
Cependant, malgré ces avancées, il reste encore beaucoup à faire. Selon une enquête récente menée auprès de petites et moyennes entreprises, seulement 20% d'entre elles ont mis en place des politiques formelles visant à réduire leur empreinte écologique numérique. Cela souligne l'importance d'une action collective pour sensibiliser davantage les entreprises et encourager l'adoption de pratiques plus durables.

En somme, en s'engageant dans une démarche d'éco-responsabilité numérique, les petites et moyennes entreprises peuvent non seulement réduire leur impact sur l'environnement, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle et renforcer leur image de marque. Comme dans la parabole du colibri, chaque action individuelle compte. Dans cette histoire, le colibri, voyant la forêt en feu, décide de transporter des gouttes d'eau pour aider à éteindre l'incendie. Les autres animaux, sceptiques, lui demandent pourquoi il s'efforce ainsi, et le colibri répond : "Je fais ma part." De même, si chaque entreprise fait sa part, aussi petite soit-elle, nous pouvons, en conjuguant nos efforts, créer un avenir numérique plus durable pour les générations futures.

Nous vous donnons rendez-vous le mois prochain pour découvrir comment le numérique simplifie les recrutements.